Phần mềm XMan nghành phân phối, bán lẻ

Phần mềm XMan nghành phân phối, bán lẻ

Phần mềm XMan nghành phân phối, bán lẻ quản lý kinh doanh sĩ – lẻ, hệ thống phân phối, quản lý kho, chuỗi cửa hàng, chuỗi cung ứng, …

Giải pháp XMan ERP cho Ngành Phân phối, Bán lẻ

Những công ty bán lẻ thành công đều có một hệ thống quản lý tích hợp vận hành trơn tru hiệu quả. Từ các cửa hàng (POS: Point Of Sale) đến văn phòng chính, hệ thống thi hành, quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM), lập kế hoạch, báo cáo, quản lý kho, thương mại điện tử và nhiều quá trình bán lẻ khác phải được phối hợp hiệu quả để đảm bảo sự thành công trong ngành công nghiệp bán lẻ.

Hệ thống ERP XMan dành cho hệ thống chuỗi cửa hàng, trung tâm phân phối bao gồm một vài trong số hoặc tất cả các phân hệ chính.

Câu chuyện thành công

Là phân hệ cập nhật theo dõi toàn bộ quy trình cung ứng hàng hóa từ khâu Tổng hợp yêu cầu -> Điều phối hàng -> Lập đơn đặt hàng -> Duyệt đơn hàng -> Cập nhật thông tin hàng đi trên đường -> Lập tờ khai hải quan -> … cho đến khi hoàn tất nhận hàng nhập kho

 

Theo dõi đơn đặt hàng

Theo dõi đơn đặt hàng

  • Các cửa hàng và/hoặc bộ phận kinh doanh lập yêu cầu cung ứng hàng (đơn đặt hàng nội bộ) hoặc đơn đặt hàng của khách hàng.
  • Bộ phận cung ứng tổng hợp yêu cầu cung ứng của toàn công ty và số lượng tồn kho khả dụng ở tất cả các kho bộ phận để xử lý điều phối hàng và tính tổng số lượng hàng cần nhập để lập các đơn đặt hàng.
  • Cán bộ quản lý duyệt các đơn đặt hàng (nhà cung cấp, mặt hàng, số lượng, đơn giá, ngày giao hàng).
  • Đối với hàng nhập khẩu, theo dõi chi tiết thông tin hàng đi trên đường: ETD, ETA, AWB, SI, Deposit, Bảo hiểm,… Khi hàng đến cảng, lập và cập nhật thông tin chi tiết các tờ khai hải quan, tính thuế NK và theo dõi nhắc hạn nộp thuế NK.
  • Tổng hợp tất cả các loại chi phí nhập khẩu và phân bổ để tạm tính giá vốn nhập kho cho từng lô hàng, làm cơ sở để hợp lý hóa giá bán.
  • Bộ phận Cung ứng lập phiếu nhận hàng và đề nghị nhập kho
  • Kế toán tải các phiếu đề nghị nhập kho để kế thừa lập các phiếu nhập kho.
  • Bộ phận Cung ứng lập bảng điều phối hàng và kế toán lập các phiếu chuyển kho để cung ứng hàng đến các cửa hàng theo yêu cầu.
  • Quản lý thông tin, chính sách giá, chiết khấu của từng nhà cung cấp theo từng mặt hàng
  • Quản lý công nợ với nhà cung cấp chi tiết đến từng đơn hàng
  • In các báo cáo theo dõi xuyên suốt quy trình mua hàng.
  • Quản lý theo loại đơn hàng: đơn hàng xuất, đơn huỷ, đơn trả lại,…
  • Lập đơn bán hàng (hỗ trợ xem nhanh tồn kho và công nợ trong khi lập đơn hàng)
  • Duyệt đơn bán hàng
  • Quản lý tình trạng đơn hàng
  • Chiết khấu trực tiếp trên đơn hàng
  • In đơn hàng & Hoá đơn bán hàng
  • Thống kê đơn hàng
  • Xuất hàng, in phiếu xuất hàng

Đây là Module xử lý toàn bộ các công việc bán hàng và quản lý mạng lưới phân phối KDXD tại Phòng Kinh doanh của Công ty. Bao gồm các chức năng xử lý nghiệp vụ chính như:

Đơn bán hàng

Đơn bán hàng

  • Quản lý khách hàng/đại lý theo nhóm Khách hàng, loại Khách hàng
  • Đăng ký giới hạn định mức công nợ tối đa theo thời gian và tổng số tiền cho từng đại lý
  • Quản lý công nợ chi tiết đến từng đơn hàng, tuổi nợ theo từng đơn hàng, theo thời gian mua hàng
  • Đăng ký tỷ lệ chiết khấu trực tiếp trên đơn hàng theo từng nhóm khách hàng, đối tượng khách hàng,…
  • Đăng ký chính sách huê hồng cho từng khách hàng, đại lý bán hàng,…

Chính sách giá

Chính sách giá

  • Bảng giá linh hoạt theo nhóm đại lý
  • Đăng ký chính sách khuyến mãi theo mặt hàng, nhóm hàng, số tiền, theo thời gian,…
  • Đăng ký chính sách huê hồng cho từng nhân viên bán hàng
  • Hỗ trợ chức năng tự động tính huê hồng cho Đại lý bán hàng và Nhân viên bán hàng

Đơn bán hàng

Đơn bán hàng

  • Lập đơn hàng của từng NV bán hàng
  • In phiếu thu, thu tiền khách
  • Quét mã vạch số serial từng món hàng xuất bán
  • In hóa đơn và phiếu bảo hành (nếu có)
  • Xử lý các trường hợp khách trả lại hàng
  • Theo dõi nhập xuất – tồn – kho cửa hàng theo từng số serial
  • Quản lý quỹ tiền mặt cửa hàng và việc nộp tiền về công ty bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản
  • Tiếp nhận và trả hàng bảo hành
  • Báo cáo và vẽ biểu đồ biểu diễn tình hình bán hàng theo thời gian của từng thương hiệu, nhóm hàng, mặt hàng.
  • Thống kê các mặt hàng bán chạy hoặc bán chậm, hàng tồn kho lâu. so sánh tình hình bán hàng với cùng kỳ trước
  • Bảng giá bán lẻ tự động được Trung tâm cập nhật thống nhất toàn hệ thống và linh hoạt theo từng địa bàn

Xác nhận giám sát

Xác nhận giám sát

  • Hỗ trợ các cửa hàng lập và gởi yêu cầu cung ứng hàng về Trung tâm dựa trên mức tồn kho tối thiểu hoặc tốc độ bán của mặt hàng đó
  • Hỗ trợ tìm mặt hàng đang hết hàng còn tồn bao nhiêu tại cửa hàng khác để yêu cầu trung tâm điều chuyển
  • Hỗ trợ chức năng cho Trung tâm duyệt yêu cầu cung ứng, lựa chọn phương án điều phối hàng để ra lệnh điều chuyển.
  • Các cửa hàng/kho liên quan đến lệnh điều chuyển nhận tự động được lệnh trên máy và bấm nút lập phiếu xuất chuyển kho (đối với cửa hàng giao) và phiếu nhập kho nhận (đối với cửa hàng nhận)
  • Tổng hợp yêu cầu cung ứng hàng toàn hệ thống để lên yêu cầu mua hàng tổng hợp và tự động sinh đơn đặt hàng đề xuất.
  • Khi xãy ra các trường hợp vi phạm quy tắc quản lý hoặc sự kiện bất thường cần lưu ý đã được người dùng định nghĩa trước, Hệ thống ERP XMan tự động tạo và gởi tin nhắn SMS vào điện thoại di động của người quản lý để lưu ý hoặc cảnh báo ngay.

  • Hàng ngày Hệ thống XMan tự động gửi tin nhắn SMS vào điện thoại đi động của người quản lý, báo cáo tổng doanh số bán hàng trong ngày, lũy kế doanh số bán hàng từ đầu tháng, đầu năm và các thông tin tổng hợp khác.

 

Xuất kho, quét IMEI

Xuất kho, quét IMEI

  • Đối với phiên bản dành cho các ngành hàng điện máy, điện thoại di động,… XMan quản lý nhập xuất hàng hóa chi tiết theo từng số serial (hoặc IMEI) và thời hạn bảo hành của từng đơn vị hàng hóa và tự động tính tồn kho chi tiết đến từng số serial .
  •  
  • Xử lý quy trình lập phiếu Nhập kho, quét mã vạch serial từng món nhập vào
  • Xử lý quy trình lập phiếu Xuất kho, quét mã vạch serial từng món xuất ra
  • In bảng kê số serial theo từng phiếu xuất kho (bán sỉ)
  • Quản lý tồn kho hàng hoá theo mã hàng, loại hàng, từng số serial
  • Báo cáo Nhập – Xuất – Tồn hàng hoá
  • Cảnh báo các mặt hàng hàng tồn kho dưới mức tối thiểu hoặc vượt mức tối đa được xác lập trước để sớm có kế hoạch bổ túc hàng. Cảnh báo thời hạn sử dụng của các mặt hàng sắp hết hạn để sớm có biện pháp xử lý.
  • Hỗ trợ công tác kiểm kê hàng hóa định kỳ hoặc đột xuất. Cho phép kiểm kê riêng theo từng nhóm hàng đối với các trường hợp số lượng mặt hàng quá lớn không thể hoàn thành việc kiểm kê toàn bộ cửa hàng ngay trong ngày làm việc. Cho phép chọn lựa ngẫu nhiên một số mặt hàng để kiểm kê đột xuất.
  • Hệ thống tự động đối chiếu số liệu kiểm kê thực tế với số liệu tồn kho theo sổ sách để in ra chênh lệch (nếu có) trong báo cáo kết quả kiểm kê và có chức năng tự động lập phiếu nhập/xuất kho điều chỉnh chênh lệch tồn kho hàng hóa theo quyết định xử lý kết quả kiểm kê.
  • Quản lý quy trình tiếp nhận bảo hành và chuyển tiếp cho hãng phân phối, theo dõi trạng thái hàng bảo hành và trả hàng bảo hành cho khách
  • Quản lý nhập – xuất – tồn kho linh phụ kiện tiếp nhận của hãng phân phối để xử lý việc bảo hành ủy quyền
  • Xử lý quy trình tiếp nhận – kiểm tra – điều phối – xuất vật tư – sửa chữa – trả hàng tại các trung tâm bảo hành nhà phân phối chịu trách nhiệm bảo hành chính.

Là phân hệ trung tâm đáp ứng yêu cầu quản lý kế toán – tài chính của doanh nghiệp và là trung tâm liên kết thông tin với các phân hệ khác trong toàn bộ hệ thống ERP. Phân hệ này bao gồm đầy đủ các phần hành kế toán chi tiết và tổng hợp như:

  • Kế toán tổng hợp (GL)
  • Kế toán vốn bằng tiền (CM)
  • Kế toán các khoản phải thu (AR)
  • Kế toán các khoản phải trả (AP)
  • Kế toán tài sản – công cụ (AA)
  • Kế toán thuế
  • Kế toán doanh thu
  • Kế toán chi phí
  • Báo cáo tài chính hợp nhất toàn doanh nghiệp

Phân hệ có các tính năng chính như:

  • Tuân thủ đầy đủ Chế độ kế toán theo Quyết định 15 của Bộ Tài Chính và các thông tư bổ sung.
  • Hỗ trợ định nghĩa cấu trúc tài khoản động theo 6 cấp chi tiết (segment) linh hoạt theo ngành nghề của từng đơn vị con.
  • Hỗ trợ hạch toán tự động các phát sinh ở các phần hành kế toán chi tiết
  • Hỗ trợ xuất và in hóa đơn theo mẫu đặc thù của doanh nghiệp, kiểm soát tình hình phát hành hóa đơn
  • Hỗ trợ định nghĩa các mã nghiệp vụ cho các phần hành kế toán chi tiết như: vốn bằng tiền, công nợ, xuất nhập kho,… và phương thức định khoản tổng hợp của từng mã nghiệp vụ này. Nhân viên kế toán chi tiết chỉ lập và in các phiếu thu/chi, phiếu nhập/xuất kho, hóa đơn đầu vào/ra trên máy theo từng loại nghiệp vụ đã định nghĩa, chương trình sẽ tự động tạo các bút toán định khoản tổng hợp và ghi sổ kế toán chi tiết và sổ cái.
  • Quản lý chặt chẽ liên kết thông tin giữa các chứng từ phiếu nhập/xuất kho, hóa đơn, phiếu thu/chi của cùng một nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hỗ trợ drill-down để xem các chứng từ gốc liên quan và chứng từ hạch toán tổng hợp.
  • Hỗ trợ phân bổ kết chuyển cuối kỳ tự động
  • Hỗ trợ theo đa tệ và hạch toán chênh lệch tỷ giá tự động
  • Hỗ trợ kết xuất ra Excel tất cả các báo cáo theo đúng mẫu biểu.

Là phân hệ ứng dụng dành cho các cấp điều hành và lãnh đạo đơn vị bao gồm các chức năng tổng hợp, phân tích và hiển thị tức thời, trực tuyến các số liệu tổng hợp toàn hệ thống về tình hình hoạt động của toàn bộ chuỗi cửa hàng và chi tiết tại từng cửa hàng (Performance Dashboard). Các con số được chương trình tự động kết xuất và tính toán từ nguồn số liệu tác nghiệp từ các cửa hàng và phòng ban nghiệp vụ.

Chức năng quản trị của X Man POS

Chức năng quản trị của X Man POS

Thông tin tổng hợp nhanh bao gồm các mặt hoạt động:

  • Tình hình bán hàng tổng hợp toàn hệ thống trong ngày, tuần, tháng và chi tiết theo từng địa bàn, từng cửa hàng, từng mặt hàng.
  • Tình hình tồn kho theo từng mặt hàng tổng hợp toàn hệ thống và chi tiết theo từng địa bàn, từng cửa hàng.
  • Tình hình tồn quỹ tiền mặt toàn hệ thống và tại từng cửa hàng theo thời gian thực.
  • Tình hình dòng tiền và khả năng thanh khoản tại thời điểm
  • Hỗ trợ vẽ biểu đồ thể hiện các số liệu và so sánh với số liệu của kỳ (tháng/quý/năm) trước và tỷ lệ tăng giảm

Các Khách hàng tiêu biểu

FBS đã triển khai thành công giải pháp XMan POS tại nhiều chuỗi Bán lẻ tiêu biểu như:

Khách hàng sử dụng XMan POS

Khách hàng sử dụng XMan POS